Belangrijke zendingen per koerier laten vervoeren

Tegenwoordig zie je vaak door de bomen het bos niet meer als je iets wil laten vervoeren. Enveloppen in de brievenbus. Pakketjes met de landelijke pakketdienst (of niet?). Pallets gezellig met collega-pallets in de groepage ? Internationaal ? Aangetekend ? Tijdvenster ? Na behandeling direct retour, en wie doet dat dan? Vragen vragen vragen, opties opties opties.

Deel 1 – documenten

Als u een enveloppe wilt versturen die gerust een dag of twee a drie later mag arriveren kunt u deze gerust aan de post overlaten. Er is een kleine kans dat het nooit aankomt maar laten we daar niet vanuit gaan. Is deze enveloppe, en dan met name de inhoud, erg belangrijk of moet deze dezelfde dag nog worden bezorgd, dan is het natuurlijk een heel ander verhaal. Stel het zijn aanbestedingsdocumenten die voor een bepaalde tijd moeten worden geleverd. Dan zou je gebruik kunnen maken van een dienst die gegarandeerd voor 12u de enveloppe bezorgt. Maar wat als deze enveloppe er al om 9u is en uw aanbesteding wordt nog snel doorgespeeld naar een concurrent die vervolgens een lager tarief gaat aanbieden? Dan is het niet alleen fijn maar wellicht zelfs noodzakelijk dat deze documenten pas een kwartier voor de deadline worden bezorgd. Dat is mijns inziens het echte werk van een koerier. Veel mensen noemen de chauffeurs van pakketdiensten, koeriers. Niks ten nadele van deze mannen en vrouwen die de verzendeconomie voor een groot deel draaiende houden maar dit zijn in mijn ogen geen koeriers. De koerier haalt in dit geval uw documenten op en zorgt dat deze just-in-time worden bezorgd. Doorgaans ontvangt hij een bewijs van aflevering indien het om aanbestedingen gaat maar hij zal sowieso altijd zelf een vrachtbrief bij zich hebben waarop de ontvanger moeten tekenen voor ontvangst. Dit krijgt u later als bewijs terug. Op deze manier loopt u niet het risico dat de zending te laat is waardoor u alle moeite voor niks heeft gedaan om de aanbesteding te winnen. Ook loopt u niet het risico dat iemand uw offerte doorspeelt aan de concurrent die op het laatste moment nog zijn offerte kan aanpassen. Dit is slechts een voorbeeld van koerierswerk. Uiteraard zijn de kosten van het verzenden zelf een stuk duurder dan wanneer u dit al dan niet aangetekend per post verstuurd. De kosten van een te laat ingediende, of verloren aanbesteding is echter vele malen hoger. Reken alleen maar al eens alle tijd die u en uw medewerkers / collega’s aan de offerte hebben besteed.

Uiteraard worden niet alleen aanbestedingen per post verstuurd maar ook contracten, privacy gevoelige informatie en documenten waarmee men niet het risico wil lopen dat het in de handen van een hacker valt, etc etc. Ook dan komt een goede koeriersdienst als gelegen. De echte koerier kunt u namelijk zien als een tijdelijk ingehuurde medewerker die voor u aan de slag is en alle gewenste handelingen verricht met uw documenten. Wij hebben bijvoorbeeld met enige regelmaat documenten / contracten die, door iemand die op een andere locatie is,  moeten worden gecontroleerd en ondertekend en vervolgens weer retour moeten naar de afzender of wellicht zelfs vervolgens naar weer een ander adres. Een echte koerier ontzorgt u hierin volledig en doet precies wat u van hem of haar verlangt. Desgewenst wordt u bij elke stap geïnformeerd. U heeft dus de controle over elke stap en hoeft niet meer nagelbijtend met een bezweet voorhoofd in uw bureaustoel af te wachten of alles wel goed gaat.

Kostentechnisch valt het inhuren van een koerier ook reuze mee. Veel mensen hebben eigenlijk geen idee wat een koerier kost. Vaak zijn de kosten voor een koerier vergelijkbaar met een kantoormedewerker, alleen krijgt u voor dat tarief ook nog eens een bestelauto erbij die u in dat geval dus zelf niet hoeft te hebben. Spreek wel altijd op voorhand af wat een koerier gaat kosten. Als de koerier rechtstreeks van laadadres naar losadres gaat kunt u bij de meeste koeriersbedrijven een vast tarief afspreken. Dit gaat meestal op kilometerbasis. Heeft de koerier een flinke file te verwerken dan is dat ondernemersrisico. Heeft de koerier meerde adressen of moet hij ergens op behandeling van de documenten wachten dan zullen daarvoor extra kosten in rekening worden gebracht. Spreek dit echter altijd voor aanvang af. Is er een vast bedrag per extra stop of is er een wachttarief per tijdseenheid? Spreek het in ieder geval af voordat de rit van start gaat. Zo kan er nooit discussie ontstaan over de totale kosten. Vaak worden dit soort werkzaamheden per uur afgerekend. Dus auto, brandstof en chauffeur voor een bepaald bedrag per uur. Vraag ook altijd of de koeriersdienst de gewerkte uren c.q. wachttijden kan aantonen door middel van een track&trace-systeem. Een betrouwbaar koeriersbedrijf heeft altijd wel een GPS-tracker in zijn voertuigen. Dat is fijn voor zowel het koersbedrijf zelf als voor de klant. Zo kan altijd exact worden nagegaan waar een auto met uw zending zich bevindt en kan ook worden aangetoond hoe lang een koerier ergens heeft moeten wachten of hoe lang hij in totaal over zijn werk heeft gedaan. Als een koersdienst deze gegevens niet kan of wil verstrekken zou ik toch gaan twijfelen aan de kwaliteit van het bedrijf. Als u echter vooraf een totaaltarief heeft afgesproken als het om een A naar B rit gaat, is een uitdraai van een track&trace-systeem natuurlijk niet perse noodzakelijk als het om de kosten gaat.

Natuurlijk is het ook belangrijk dat de koerier zelf betrouwbaar is. Er zijn nogal wat mensen die eens even een koeriersbedrijf gaan beginnen. Zeker een paar jaar geleden toen er nog veel werkloosheid was dachten genoeg mensen dat het eenvoudig was om een bestelauto te kopen en koerier te worden. Veel van deze mensen zijn inmiddels weer gestopt omdat er toch wat meer bij komt kijken dan eerste gedacht. Er zijn overigens nog genoeg eenpitters over die op zich goed werk verrichten maar die voornamelijk rijden voor andere koeriersbedrijven. Dat is ook helemaal niet vreemd. Als eenpitter kan je in principe jouw klanten niet goed bedienen omdat je maar alleen bent. Als deze zzp-er voor een klant onderweg is en er belt een tweede klant, moet hij nee verkopen. Ga daarom altijd in zee met een wat grotere koerier die meerdere voertuigen in zijn pakket heeft. Deze koeriersbedrijven hebben vrijwel altijd auto’s beschikbaar. Ook last minute. Wij kunnen doorgaans binnen 30 minuten een zending ophalen. Men hoeft dit dus niet een of meerdere dagen vooraf te reserveren. Meestal weet de klant zelf overigens meestal niet lang van te voren dat er een spoedtransport zal zijn.

Wat ook een belangrijke factor is bij het kiezen van een koerier is de administratieve afhandeling. Er zijn koeriersbedrijven waar je dagen en soms zelfs weken lang moet wachten op een vrachtbrief. Dit is juist het belangrijke bewijs dat de zending is afgeleverd en meestal wil men dit zo snel mogelijk ontvangen. U kunt van ons verwachten dat u zeer snel over een scan van het ontvangstbewijs beschikt. De ontvangstbewijzen scannen wij altijd in en worden per email naar de klant verstuurd. Bij ons heeft u de optie (gratis) om een account te krijgen waarin u een overzicht vindt met alle verreden ritten. Daarbij staat dan alle informatie zoals laadadres, losadres(sen), naam van elke ontvanger en per adres een scan van de afgetekende vrachtbrief. Zo kunt u deze documenten elk moment van de dag inzien zonder dat u daarvoor contact hoeft op te nemen met ons. Dit mag uiteraard wel hoor.